En 2016, la loi pour une République numérique visait un objectif « zéro papier » d’ici 2022 pour les administrations publiques. Ce délai a été repoussé pour 2024.

Avec les réglementations « zéro papier », la France vise à réduire l’utilisation du papier dans les processus administratifs en privilégiant l’utilisation des solutions numériques. L’objectif est de favoriser la dématérialisation des échanges entre les administrations publiques, les entreprises et les citoyens.

Quels sont les avantages ?

• Réduction des coûts de gestion : la numérisation des processus administratifs permet de réduire les coûts de gestion, que ce soit pour le stockage ou le traitement des documents papier.
• Simplification des démarches : les démarches administratives sont souvent perçues comme complexes et fastidieuses. La dématérialisation permet de simplifier ces démarches en permettant aux usagers de les effectuer en ligne, à tout moment et depuis n’importe où.
• Gain de temps : la dématérialisation permet de réduire les délais de traitement des dossiers, en supprimant les temps de transport ainsi que le traitement des documents papier.
• Réduction de l’empreinte carbone : l’utilisation excessive de papier a un impact environnemental important. La dématérialisation permet de réduire cet impact en diminuant la consommation de papier et en limitant les déplacements.

Quelles sont les principales étapes du processus de dématérialisation ?

1. La généralisation de la signature électronique : depuis 2010, la signature électronique a une valeur juridique équivalente à celle de la signature manuscrite. Le gouvernement français encourage donc son utilisation afin de faciliter la dématérialisation des documents.

2. La numérisation des documents : les administrations publiques sont encouragées à numériser tous les documents qu’elles produisent et à les archiver de manière électronique.

3. L’obligation de transmettre les déclarations fiscales et sociales par voie électronique : depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises doivent transmettre leurs déclarations fiscales et sociales par voie électronique.

4. La mise en place de terminaux de paiement électronique : les services publics sont encouragés à mettre en place des terminaux de paiement électronique pour faciliter les paiements par carte bancaire.

5. La numérisation des échanges entre les entreprises et les administrations publiques : l’objectif est de permettre aux entreprises de réaliser toutes leurs démarches administratives en ligne, de manière simplifiée et sécurisée.

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination du secteur public en format électronique. À partir du 1er juillet 2024, l’ensemble des entreprises établies en France devront accepter les factures électroniques. L’émission des factures électroniques deviendra progressivement obligatoire entre 2024 et 2026.

6. La promotion de l’usage des technologies numériques : le gouvernement français encourage les entreprises à utiliser des technologies numériques innovantes pour faciliter la gestion de leurs processus et améliorer leur compétitivité.

Ce plan d’action comprend des mesures de sensibilisation, de développement de services en ligne, de simplification des procédures et de renforcement de la sécurité.

En 2024, l’État français souhaite pouvoir atteindre la dématérialisation totale des échanges. À partir de cette date, des contrôles pourront être menés afin de vérifier le respect des obligations de dématérialisation des échanges et sanctionner les contrevenants.

Depuis 2015, Aqua Ray (éditeur de la solution LNF) s’appuie sur le Cloud et adopte une politique zéro papier rigoureuse. La solution sécurisée Le Nuage Français, vous permet de répondre aux objectifs des réglementations « zéro papier » de l’État français avant 2024. Cette solution tout-en-un est parfaitement adaptée aux besoins des organismes publics et des collectivités avec une offre qui leur est dédiée (LNF Collectivités).